Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Worum geht es?

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen darüber, wie Personendaten im Rahmen eines Mandatsverhältnisses mit der Advokatur und Notariat Wettingen AG erhoben und bearbeitet werden und Sie über Ihre Rechte aufklären.

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass die nachfolgenden Informationen von Zeit zu Zeit überprüft und geändert werden können. In diesem Fall wird die neue Version auf unserer Website veröffentlicht. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung regelmässig einzusehen.

Wer ist verantwortlich und wie können Sie uns erreichen?

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Daten ist die Advokatur und Notariat Wettingen AG mit Sitz an der Landstrasse 76 in 5430 Wettingen (Tel.: +41 (0)56 437 36 37).

Bei Fragen im Zusammenhang datenschutzrechtlichen Anliegen, können Sie sich unter wettingen@notariat-kueng.ch direkt an unsere/n Datenschutzverantwortliche/n wenden.

Welche personenbezogenen Daten bearbeiten wir?

Im Rahmen eines Mandatsverhältnisses bearbeiten wir u.a. die folgenden personenbezogenen Daten:

• Klientendaten und Daten allfälliger Gegenparteien wie Ihren Namen und Kontaktinformationen (u.a. E-Mail, Adresse, Telefonnummer etc.), Kontaktangaben der Ansprechpersonen, zugehöriges Unternehmen / Stelle, allfällige Querverbindungen (z.B. Gesellschafter oder nahestehende Personen) und weitere Hintergrundinformationen aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Betreibungsregister, Grundbücher), Gegenparteien und deren Vertreter/in sowie weitere Angaben zur Prüfung allfälliger Interessenkonflikte;
• Inhalte von Anfrage und Mandat sowie sämtliche Informationen, welche Sie uns im Rahmen und für die Zwecke der Mandatsbearbeitung bekanntgegeben haben oder welche wir im Rahmen unserer Dienstleistungen an Sie erstellen, inklusive mandatsbezogene Kommunikation;
• Verfahren: Informationen, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren;
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen: Angaben über die erbrachten und abgerechneten Leistungen, Rechnungsdaten, Leistungsnachweise, Rechnungen, Zahlungen und Bankverbindungen;
• Ergänzende Informationen: Allfällige weitere Informationen, die Sie uns im Zusammenhang mit dem Mandat zur Verfügung stellen oder Informationen aus Medien und Internet zu Ihrer Person, sofern es angezeigt erscheint.

Zu welchem Zweck bearbeiten wir Personendaten?

Primär bearbeiten wir die erhobenen Personendaten zur Gewährleistung der Mandatsführung bzw. zum Zweck des Vertragsabschlusses sowie der Vertragsabwicklung und zur Rechnungsstellung sowie zu Kommunikationszwecken. Dazu gehört die Bearbeitung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z.B. zur Prüfung allfälliger Interessenkonflikte) und zur Durchsetzung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen. Sekundär bearbeiten wir die Personendaten auch, um Ihnen Informationen über unsere Kanzlei und Einladungen zu Anlässen oder Vorträgen zuzustellen.

Wir haben ein den genannten Zwecken entsprechendes berechtigtes Interesse an der Bearbeitung der Personendaten. Einige Bearbeitungen sind zudem notwendig, damit wir unsere vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber oder unsere gesetzlichen Pflichten (z.B. Aufbewahrungspflichten) erfüllen können.

Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?

Wir geben keine Personendaten ohne Einwilligung der betroffenen Person an Dritte weiter, ausser dies erfolge im Zusammenhang mit der Mandatsbearbeitung oder ist für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich. Insbesondere können im Rahmen der Mandatsbearbeitung Informationen an Gerichte und Behörden, Gegenparteien, Korrespondenzanwaltschaft, Rechtsschutzversicherungen und sonstige Sachverständige weitergegeben werden.

Zudem können wir Personendaten an Auftragsdatenbearbeitende weitergeben, insbesondere an unser IT-Dienstleister sowie Webhoster und andere Anbieterinnen/Anbieter, die IT-Applikationen zur Verfügung stellen oder Support und andere Dienstleistungen für die in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Zwecke in unserem Auftrag erbringen. Diese haben sich vertraglich zu einem sorgfältigen Umgang mit den Daten verpflichtet und dürfen Personendaten nur in unserem Auftrag und nach unseren Instruktionen bearbeiten. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte durch diese ist vertraglich ausgeschlossen worden. Vorbehalten bleibt eine Herausgabe an staatliche Behörden gestützt auf entsprechende zwingende, gesetzliche Grundlagen.

Weiter können wir die Personendaten aber auch an Empfänger/innen (namentlich Klientschaft, Gegenparteien oder Behörden) übermitteln, die ihrerseits die Personendaten in anderen Ländern bearbeiten, einschliesslich solcher, die kein mit Schweizer Recht vergleichbares Datenschutzniveau gewährleisten. Letzteres werden wir basierend auf einer Einwilligung oder Standardvertragsklauseln tun, oder wenn es zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Welche Internetapplikationen nutzen wir und wie erfolgt die elektronische Kommunikation?

Die Kommunikation per E-Mail, Mobiltelefone oder Internetapplikationen beinhaltet Risiken wie die Möglichkeit zur Einsicht in den Inhalt der Mitteilung, deren Abänderung oder Verlust. Solche Risiken können durch eine verschlüsselte Übermittlung reduziert werden. Sofern wir von Ihnen keine schriftlichen Instruktionen zur elektronischen Kommunikation erhalten, gehen wir davon aus, dass Sie trotz Kenntnis der entsprechenden Risiken mit einer unverschlüsselten elektronischen Kommunikation einverstanden sind.

Zur Auftragsbearbeitung verwenden wir zudem verschiedene Cloud- sowie Web-Applikationen und
-Plattformen Dritter (z.B. elektronische Übersetzungsdienste, Zoom oder Teams). Wir treffen bei der Verwendung von solchen Cloud- oder Web-Applikationen und -Plattformen, soweit sinnvoll oder erforderlich, die technisch vernünftigerweise möglichen Massnahmen zur Reduktion der Risiken (z.B. Anonymisierung), die solche Tools mit sich bringen.

Für den digitalen Rechtsverkehr verwenden wir sodann den digitalen Signaturservice QuoVadis der QuoVadis Trustlink Schweiz AG, Poststrasse 17, 9001 St. Gallen. Um diesen Service nutzen zu können, werden Dokumente (z.B. Briefe, Rechtsschriften, Verträge etc.) auf den Server der QuoVadis Trustlink Schweiz AG geladen. Ohne gegenteilige Mitteilung durch Sie gehen wir davon aus, dass Sie mit dem digitalen Signaturservice einverstanden sind.

Wie werden meine Daten gesichert?

Wir unternehmen alle zumutbaren und aus technisch-organisatorischer Sicht sinnvollen Schritte, um die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten. Wir verbessern unsere Sicherheitsmassnahmen laufend und passen sie dem aktuellen Stand der Technik an.

Wie und wie lange bewahren wir Ihre Personendaten auf?

Wir führen neben oder anstelle von Papierakten auch elektronische Dossiers. Diese können insbesondere Adress- und Leistungsabrechnungsdaten, E-Mail-Verkehr sowie Kopien aller erhaltenen und ausgehenden Dokumente umfassen.

Wir bewahren Ihre persönlichen Daten so lange auf, wie sie für die Zwecke, für welche sie bearbeitet werden, notwendig sind. Weiter bewahren wir Ihre persönlichen Daten auf, um gesetzlichen und regulatorischen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nachzukommen, solange Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden könnten oder soweit dies berechtigte Interessen, insbesondere die Sicherheit unserer Daten, erfordern (bspw. zu Beweiszwecken oder für die IT-Sicherheit). Spätestens nach Ablauf von zehn Jahren seit Mandatsabschluss vernichten wir allerdings sämtliche Dossiers und darin enthaltenen Personendaten, sofern diese nicht vorher zurückverlangt worden sind.

Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Personendaten?

Sie haben jederzeit das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Wenn die jeweils anwendbaren Voraussetzungen erfüllt und keine gesetzlichen Ausnahmen anwendbar sind, stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft über Ihre persönlichen Daten und gewisse Aspekte der Bearbeitung;
• das Recht zur Berichtigung Ihrer persönlichen Daten;
• das Recht zur Löschung Ihrer persönlichen Daten;
• das Recht zur Einschränkung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten;
• das Recht zur Widerspruchserhebung gegen die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten.

Als von einer Datenbearbeitung betroffene Person können Sie zudem mit dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (http://www.edoeb.admin.ch) Kontakt aufzunehmen.

Im Weiteren können Sie verlangen, dass wir Ihre persönlichen Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an Sie oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen.

Gewisse Datenverarbeitungsvorgänge sind sodann nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf jedoch unberührt.

Wenn Sie die vorstehenden Rechte geltend machen wollen, so richten Sie Ihre Anfrage bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung (Kopie eines gültigen Identitätsausweises / Passes) Ihrer Person an die oben genannte Adresse. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

August 2023